Ruim vijf jaar geleden startte de eerste Green Deal Circulair Inkopen met een kleine groep overheden en marktpartijen. De groep ging aan de slag met het verkennen van circulair inkopen; toen nog onontgonnen terrein. De notie dat we zorgvuldiger om moeten gaan met energie én grondstoffen begon steeds meer door te dringen. En “wie betaalt, bepaalt”, dus inkoop bleek een handige hefboom om dit soort ontwikkelingen aan te jagen en duurzame ondernemers de kans te geven om op te schalen.

Waar vijf jaar geleden nog maar een handvol adviesbureaus zich hiermee bezig hielden en er nog maar weinig informatie beschikbaar was, ziet de wereld van klimaatneutraal en circulair inkopen er inmiddels totaal anders uit. Er zijn verschillende tools ontwikkeld om opdrachtgevers te helpen de meest duurzame en circulaire oplossing te selecteren bij aanbestedingen. Andere tools monitoren effecten, en ook zijn er hulpmiddelen voorhanden om inkopers mee te nemen van een regulier inkooptraject naar een circulair inkooptraject.

Ondanks beschikbare kennis en hulpmiddelen zijn veel opdrachtgevers nog zoekende en weten ze vaak niet hoe ze moeten beginnen. Vandaar deze leeswijzer bij de beschikbare informatie - als eerste hulp bij klimaatneutraal en circulair inkopen.

Wegwijzer Circulair Inkopen GDCI

Bezint eer ge begint

Ter oriëntatie en als portal naar een groot deel van de beschikbare tools en informatie is de Wegwijzer Circulair Inkopen een uitstekend startpunt. De wegwijzer is onlangs geüpdatet en voorzien van veel nieuwe praktijkvoorbeelden, en is opgedeeld in drie onderdelen:

  1. Meenemen interne organisatie;
  2. Circulariteit borgen in het inkoopproces;
  3. Kansen in productgroepen.

Inkopers vinden de meeste concrete tools en handvaten bij onderdeel 2 en 3. Echter, in de voorbereiding is het meenemen van de interne organisatie van groot belang. Hier komt het aan op goed opdrachtgeverschap. De doelstelling om circulair in te kopen hoort niet alleen bij de inkoper te worden belegd, maar juist ook bij de interne opdrachtgevers en budgethouders. De inkoper kan vervolgens helpen met de uitwerking daarvan.

Een interne stakeholderanalyse kan op projectniveau helderheid geven wie er allemaal betrokken moeten worden bij het project. Denk ook na over de langere termijn: wat is er nodig ná gunning om het contract te laten slagen en de circulaire doelstellingen te behalen? Moeten er daarvoor dingen anders geregeld worden? Een voorbeeld hiervan is dat bedrijfskleding voortaan geretourneerd moet worden voor hergebruik en recycling in plaats van dat medewerkers kapotte kleding weggooien. Of dat een overeenkomst voor circulair kantoormeubilair impliceert dat in kaart moet worden gebracht welk meubilair allemaal aanwezig is en welk deel hiervan geschikt is voor refurbishing.

Daarnaast is het goed om focus te bepalen: welke aanbesteding is geschikt als pilot? En waar zit de grootste potentiële impact? Deze matrix kan daarbij helpen. Op basis van een spendanalyse (wat koopt mijn organisatie in, en waar zit de grootste milieu impact?) kan in het inkoopbeleid worden vastgelegd welke inkoopcategorieën prioriteit hebben voor klimaatneutraal en circulair inkopen. 

Hoe selecteer je nou de meest circulaire oplossing?

Circulair, circulairder

Een terugkerende vraag is hoe selecteer je nou de meest circulaire oplossing? Wat is circulair? Hier is nog niet één sluitend antwoord op. Het antwoord verschilt per productgroep en er zijn verschillende meetmethoden ontwikkeld. Een aanrader is om het minimum resultaat dat je wilt bereiken op te nemen in de eisen. Bijvoorbeeld dat de leverancier de producten retour neemt bij einde levensduur. Of dat onderdelen losmaakbaar zijn, zodat ze geschikt zijn voor hergebruik.

In de gunningscriteria kan de opdrachtgever vervolgens beoordelen welke inschrijvende partij het meest onderscheidend is. In de wegwijzer staan hiervoor diverse tips. Een combinatie van een meetbaar en een kwalitatief criterium werkt goed; bijvoorbeeld een zo laag mogelijke milieubelasting van het product (MKI) en een circulair ontwerp dat een lange levensduur en herbruikbaarheid in de toekomst garandeert. PIANOo heeft hiervoor de handreikingen ‘Inkopen met de Milieukostenindicator’ en ‘Losmaakbaarheid’ ontwikkeld. Ook zijn er diverse adviesbureaus die beoordelingsmodules hebben ontwikkeld voor aanbestedingen.

Is dat duur?

Wie het woord duurzaam heeft bedacht, heeft wat uit te leggen. Veel opdrachtgevers associëren duurzaamheid en circulariteit vaak met meerkosten. Dit hoeft lang niet altijd het geval te zijn en bovendien is het slim om naar de total cost of ownership te kijken. In de aanbesteding zijn er verschillende manieren om te borgen dat je een duurzame oplossing kunt selecteren én binnen beschikbaar budget blijft. Een plafond- en een bodemprijs voorkomt prijsvechters en garandeert een oplossing binnen budget. Ga daarnaast niet op de stoel van de marktpartij zitten door aan te nemen dat binnen jouw budget geen duurzame oplossing mogelijk is. Vraag naar de beste, meest circulaire oplossing binnen je budget; weeg de prijs niet te zwaar mee zodat concurrentie op kwaliteit kan plaatsvinden.

Wegwijzer Circulair Inkopen GDCI

Kansen!

Er zijn verschillende productgroepen waarbinnen al flink wat ervaring is opgedaan met circulair ontwerp en hergebruik van materialen en grondstoffen. Het derde deel van de wegwijzer staat bol van de voorbeelden in zes marktsectoren. Een marktverkenning houden is altijd een goed idee, maar verdiep je van tevoren zelf ook in de mogelijkheden en kijk of andere aanbestedende diensten al ervaring hebben. Ook de MVI Criteria Tool biedt tal van suggesties voor minimumeisen en gunningscriteria, geordend per productgroep. In veel gevallen hoeft je het wiel niet uit te vinden maar kun je op basis van al deze beschikbare informatie aan de slag!

 

Dit artikel is geschreven door Sara Rademaker, Adviseur circulair inkopen bij PIANOo Expertisecentrum Aanbesteden en lid van de projectgroep GDCI. Credits voor onder andere Copper8 & Phi Factory voor de update van de wegwijzer, en het ophalen van 12 nieuwe praktijkvoorbeelden uit het hele land!